Blog

Medische persoonsgegevens: werkgevers let op!

Medische persoonsgegevens: werkgevers let op!

30-11-2017

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat is een Europese verordening waarmee in de hele Europese Unie dezelfde privacywetgeving gaat gelden. Medische gegevens zijn een bijzondere vorm van persoonsgegevens. Bij de verwerking van deze gegevens is voorzichtigheid geboden.

Deel dit artikel

Naar het overzicht

Een bijzonder persoonsgegeven

Medische persoonsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Het verwerken daarvan is in principe verboden. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), die nog geldt tot 25 mei 2018, kent een uitzondering voor de verwerking van medische persoonsgegevens. Als de Europese verordening straks geldt, is de situatie hetzelfde: het is dan nog steeds in principe verboden om gegevens over de gezondheid van een persoon te verwerken, behoudens bepaalde uitzonderingen. Een uitzondering is de verwerking door werkgevers voor zover dat noodzakelijk is voor de re-integratie van werknemers bij arbeidsongeschiktheid. Belangrijk is dan wel dat deze gegevens worden verwerkt door een beroepsuitoefenaar die aan de regels met betrekking tot het beroepsgeheim is gebonden. Dus, werkgevers let op: alleen een arts met een medisch beroepsgeheim mag medische gegevens over werknemers verwerken.

Wat mag een werkgever registreren?

Wanneer een werknemer zich ziek meldt, is de werkgever verantwoordelijk voor de re-integratie. Zeker bij langdurige ziekte is het voor de werkgever belangrijk om een goed dossier bij te houden. Na 104 weken moet immers een uitkering worden aangevraagd en dan moet de werkgever bij het UWV aantonen dat hij er alles aan gedaan heeft om de werknemer te re-integreren. In verband met die re-integratie is het voor werkgevers belangrijk om te weten hoe belastbaar en hoe inzetbaar werknemers zijn. Die belastbaarheid en inzetbaarheid wordt beoordeeld door de bedrijfsarts. De bedrijfsarts kan bijvoorbeeld aangeven dat iemand alleen overdag kan werken, niet zwaar kan tillen, of niet met deadlines kan omgaan. De werkgever bepaalt vervolgens in overleg met de arbeidsdeskundige wat iemand nog kan. Veel werkgevers vinden het toch ook handig om van een werknemer te weten welke klachten hij heeft. Dat mag een werkgever niet vragen. Vaak vertellen werknemers uit zichzelf wat er aan de hand is. Een werknemer vertelt bijvoorbeeld dat hij last heeft van zijn rug of vertelt dat hij spanningsklachten heeft en naar een psycholoog gaat. Aangezien een werkgever geen arts is, mag een werkgever niet in het dossier van de werknemer vastleggen wat de medische klachten zijn. Hij mag dus wel opschrijven dat de werknemer zich adequaat laat behandelen. Hij mag niet opschrijven dat de werknemer naar een fysiotherapeut of naar een psycholoog gaat.

Verzuimbeheersing

Op 14 november jl. verscheen er een persbericht van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) – de Nederlandse privacy waakhond – dat het UWV de regels overtreedt bij het verzuimbeheer van personen die een ziektewetuitkering hebben. Ziekmeldingen van mensen in het kader van een ziektewetuitkering worden bij het UWV behandeld door medewerkers verzuimbeheersing. Deze medewerkers vragen aan werknemers die zich ziek melden gegevens over hun gezondheid om de claim tot een uitkering te kunnen beoordelen. Hier is niet standaard een arts bij betrokken. Het UWV gaf een drietal redenen voor de verwerking van deze gegevens door medewerkers verzuimbeheersing: de plausibiliteitstoets, de controletaak en de doelmatige inzet van (schaarse) middelen. Onderzoek van de AP wijst uit dat geen van deze naar voren gebrachte redenen voor de onderzochte gegevensverwerkingen een uitzondering vormen op grond van de wet. Op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl is het volledige rapport te vinden. Het UWV gaat haar werkwijze aanpassen.

Verzuimpercentage

Op 15 december 2016 deed de rechter in Utrecht uitspraak over de volgende kwestie: Wanneer een werknemer zich ziek meldde bij deze werkgever, dan zette de werkgever een arbeidsongeschiktheidspercentage van een werknemer in het verzuimsysteem. Dat deed de werkgever bij kortdurend verzuim zonder dat daar een bedrijfsarts bij betrokken was. De werkgever gaf aan dat het percentage geen bijzonder persoonsgegeven is. Er werden in onderling overleg tussen de werknemer en zijn leidinggevende werkafspraken gemaakt over de inzetbaarheid en de inroostering van de gedeeltelijk zieke werknemer en die afspraken “vertaalden” zich in een aanwezigheidspercentage. De werkgever hield dit bij in verband met een proactief verzuimbeleid en vond dat daarmee niet de privacywetgeving werd overtreden. Voor de werkgever was het belangrijk om deze percentages te registreren, zodat duidelijk was wat een werknemer nog wel kon doen.

De AP had de werkgever een last onder dwangsom opgelegd en aangegeven dat hij zijn werkwijze moest aanpassen en dit soort gegevens niet meer mocht verwerken, tenzij dit percentage was gebaseerd op de beoordeling en vaststelling door een bedrijfsarts.

De rechter was het met de AP eens en vond deze werkwijze in strijd met de (nu nog geldende) Wbp. Het begrip “gezondheidsgegevens” in de zin van de wet is een ruim begrip. Het gaat niet alleen om gegevens die een arts bij een medisch onderzoek verwerkt, maar om alle gegevens die de lichamelijke of geestelijke gezondheid van een persoon betreffen. De AP had zich volgens de rechter terecht op het standpunt gesteld dat het registreren van het ziektepercentage van de werknemer een gezondheidsgegeven is. Daarmee was het een bijzonder persoonsgegeven en viel het onder het verbod van de Wbp. In deze zaak werd ook vastgesteld dat de uitzondering niet van toepassing was: deze verwerking was niet noodzakelijk voor de goede uitvoering van de re-integratie of begeleiding van werknemers in verband met ziekte. De verwerking was ook niet noodzakelijk om het recht op loonbetaling vast te stellen. De werkwijze om de leidinggevende bij kortdurend verzuim een percentage te laten vastleggen, heeft het risico in zich dat er ongeoorloofde druk op de werknemer wordt uitgeoefend om ondanks de ziekmelding toch te komen werken. Om die reden kon het onderlinge overleg ook niet worden gezien als toestemming van de werknemer.

Het is dus aan de bedrijfsarts om te bepalen wat het ziekte- dan wel aanwezigheidspercentage is van een zieke werknemer. Dat geldt ook bij kortdurend verzuim. De werkgever mocht de ziekmelding van de werknemers dus wel registreren, maar het is vervolgens aan de bedrijfsarts om een oordeel te geven over de inzetbaarheid van de werknemer. Die werkgever mag dus niet, zonder advies van de bedrijfsarts, de verzuimpercentages registeren.

Seminar

Op donderdag 11 januari 2018 organiseren wij in samenwerking met RAADHUIS creative agency een (gratis) informatiemiddag over de Algemene verordening gegevensbescherming. Nadere informatie over deze middag is te vinden op onze website onder  ‘seminars’.

Meer weten?

Bij behoefte aan nadere informatie over het opstellen van een privacybeleid of een privacyreglement kunt u contact op nemen met Beatrijs Dijkstra (dijkstra@rensenadvocaten.nl).

 
Mr. B. M. (Beatrijs)
Dijkstra
+31 (0)72 515 55 44
+31 (0)72 515 54 93
Dijkstra@rensenadvocaten.nl
Meer over Beatrijs